Assemblée Générale 2025

Quand une Assemblée Générale engendre de riches échanges….

 Nous avons eu la chance d’échanger avec bon nombre d’entre vous durant l’Assemblée Générale ordinaire du 14 juin. Nous vous remercions pour vos commentaires et suggestions qui démontrent un engagement soutenu. Vous trouverez ci-dessous un retour relatif aux divers points soulevés, après discussions au sein de l’OA et avec des référents.

Les réunions des référents peuvent-elles avoir lieu avant le début de saison, se réitérer 2-3 mois plus tard et être ouvertes à tous ?

 Vous avez désiré que la première réunion des référents ait lieu avant que la saison ne débute. C’était judicieux et nous l’avons donc organisée le samedi 4 octobre, pour l’abri et le restaurant social. Nous ne manquerons pas de faire comme cela à l’avenir.

Vous considériez par ailleurs à juste titre qu’il serait avisé de faire la seconde réunion avant le milieu de saison afin de rectifier tout dysfonctionnement éventuel. Nous vous proposerons la date du 20 décembre pour l’abri de nuit. Cette date sera conservée si elle vous convient.

Si la participation à l’une de ces réunions importait particulièrement à un bénévole qui n’est pas référent, il n’est bien entendu pas question de faire preuve d’opacité et vous seriez le bienvenu. Mais les sujets sont toujours nombreux et les échanges riches, ce qui rend les réunions assez chronophages et ce, malgré un comité restreint. Il nous a apparaît donc inopportun d’ouvrir ces réunions à tous les bénévoles. Nous suggérons donc que vous vous en remettiez à votre référent, dont le rôle est de vous représenter.

Peut-il y encore avoir des formations cette année ?

Les formations vous ont plu et à nous aussi ! Malheureusement, elles sont coûteuses et nous n’avons pu obtenir aucun subside à ce jour pour cette saison.

Nous notons toutefois que, si divers sujets ont été relevés, les ateliers relatifs à la gestion de l’agressivité étaient qualitatifs et très utiles. Nous espérons pouvoir proposer à nouveau cette expérience à ceux qui n’ont pas encore pu en bénéficier. Nous ne manquerons pas de revenir vers vous à ce sujet.

Nous prendrons également des renseignements pour vous proposer des formations relatives aux effets des drogues.

L’idée des premiers secours avait également été émise. Mais, dès que la possibilité se présentera, nous préférerons nous focaliser sur ce qui nous semble prioritaire.

Est-il possible d’avoir une copie de la synthèse de la formation sur la gestion de l’agressivité ?

 La société en charge des formations n’a malheureusement pas pu nous remettre ce document.

 Comment garantir un meilleur filtre des bénéficiaires ? 

Cette année, il est proposé aux équipes de faire participer un bénévole aux inscriptions afin de former, avec l’éducateur, un duo mixte.

Il n’est pas demandé au bénévole qui souhaitera réaliser cette tâche de prendre la place du professionnel, mais bien de l’accompagner et de donner son point de vue si cela pouvait s’avérer utile.

Comment améliorer la collaboration avec les éducateurs ?

Outre cette équipe qui sera formée pour les inscriptions, il a expressément été demandé à la nouvelle équipe en place d’être davantage présents parmi vous lorsque ses tâches seront effectuées.

 Quelles tâches administratives les éducateurs doivent-ils remplir à l’abri ?

Les tâches des éducateurs à l’abri sont réparties comme suit :

- Avant l’ouverture : Ils lisent les rapports des jours précédents afin de prendre connaissance du contexte dans lequel va débuter la soirée et préparent le plan de lits (récupération du plan de lit de la veille, retrait des bénéficiaires ayant atteint les 7 nuits et impression du plan de lit actualisé)

- A l’ouverture : A 20h, les éducateurs se chargent des inscriptions à la porte. A 20h30, ils appellent les bénéficiaires présents la veille, puis discutent avec chaque nouveau bénéficiaire pour obtenir les informations le concernant.

Ils réorientent ensuite les personnes qui ont dû être refusées vers d’autres centres (Seraing ou la caserne).

- En début de soirée : Ils introduisent les données des nouveaux bénéficiaires dans le programme, mettent à jour le plan de lits, le diffusent aux bénévoles et envoient au Relai Social qui permettra à celui-ci d’obtenir des statistiques.

- En cours de soirée : Une fois l’administratif réglé, les éducateurs assurent une présence en salle avec les bénévoles et réalisent un accompagnement éducatif des bénéficiaires.

Les éducateurs participent également à la gestion quotidienne de l’abri (réapprovisionnement en matériel et nourriture, sortie des poubelles, rangement et entretien des espaces communs).

Leur rôle consiste à assurer une gestion de l’abri « en bon père de famille », en collaboration avec les bénévoles.

Une communication interne peut-elle être faite systématiquement pour toute recherche de personnel avant de passer par un organisme externe ?

Si nous avons cherché à le faire autant possible (par exemple pour la nouvelle personne en charge de l’administratif et de la comptabilité ou pour notre nouveau coordinateur), nous nous sommes parfois retrouvés dans l’urgence (comme cela a été le cas avec la recherche de deux éducateurs). Nous comprenons toutefois votre requête et serions ravis que votre engagement puisse donner un coup de main à un membre de votre famille ou à un ami et veillerons davantage à ce point à l’avenir.  

Pourquoi ne pas placer une partie de l’argent disponible sur les comptes ?

Un premier rendez-vous a eu lieu avec notre agence bancaire, les conditions sine qua non étant que les placements devraient éviter tout risque bien entendu et ne pas être trop long terme. Des solutions sûres ont été proposées et seront débattues lors du prochain OA.

Pourquoi ne pas noter les engagements du bénévole dans la convention afin de formaliser sa démarche ?

 Avant de s’engager, chaque bénévole a été averti de ce qui était attendu de lui en termes de durée, de fréquence et d’horaires. S’y tenir reste une volonté et un engagement personnels. Par ailleurs, quelques équipes ont des méthodes de fonctionnement qui leur sont propres (groupe de bénévoles incluant le voisin, le petit copain et le facteur du village qui désirent œuvrer ensemble, mais sont nombreux et font des tournantes au sein de leur groupe).

 Combien de bénévoles y a-t-il en moyenne dans une équipe ?

 Pour cette saison, l’objectif a été de garantir 10 personnes au restaurant et 5 accompagnateurs et 3 veilleurs à l’abri. 

Pourquoi ne pas réaliser un entretien de sortie systématique lors du départ d’un veilleur ?

L’idée est excellente et nous y veillerons.

Quelle est la durée moyenne d’engagement d’un bénévole ?

 Si nous ne disposons pas de telles statistiques à ce jour, nous travaillons actuellement sur le développement d’une application, en collaboration avec des étudiants en 2e bachelier de l’HELMo. Ce projet qu’ils développent est en place depuis la saison dernière à l’abri et sera implémenté à la rentrée prochaine au restaurant, les essais étant actuellement en cours. Il vise l’enregistrement des bénéficiaires et permettra de nous donner des statistiques exhaustives les concernant. Mais ces données pourront s’étendre aux bénévoles.

Est-il envisageable d’acquérir une plaque à induction pour l’abri 

Les membres de l’OA demanderont leur avis aux divers bénévoles de l’abri lors des passages dans les équipes en début de saison et une décision suivra.

 Et si nous ne nous arrêtions pas là ?...

Nous avons adoré échanger avec vous, écouter vos commentaires, prendre note de vos suggestions. Ne nous arrêtons pas là !

Une boîte à idées a été placée à l’abri et au restaurant. Elles seront relevées tous les mois, discutées lors des OA et un feedback vous sera donné via la newsletter (ou par e-mail en cas d’urgence). 

N’hésitez pas à faire entendre votre voix !